[現實扭曲力場(reality distortion field)]用你的簡報扭轉戰局!

看了上面的影片讓我有感而發,雖然脫離向客戶做簡報瞎掰的日子很久了,但是以前那些熬夜做簡報投影片的經驗還歷歷在目,剛好利用這影片作者歸納的項目來整理一下.
附帶一提,下列的原則適用於中規中矩的正當投影片,若有其他特殊創意的簡報片不在此限~
另外,做投影片的軟體不外乎是微軟的Powerpoint(所謂的"有力的點"),或者是MAC的Keynote(非常小眾),基本上只是操作方式不同,製作的要領是大同小異的.

1)文字不可太多
有些人的簡報是配合書面資料,但是為了偷懶,就把書面資料的內容全部放到投影片上,那這投影片就白做了,因為沒有人會去看上面密密麻麻的文字,就算想看也看不清楚,所以一定要先把內容整理過,要用大綱的方式或是將其中的關鍵句子抓出,其他內容請由演講者的口中說出.

2)條列的重點不可太多
大綱式的條列也要注意,一張投影片最多只可放5至6個重點,讓文字大一點,項目跟項目之間行距也要拉開一點,這樣閱讀的人看的比較舒服,如果大綱的項目真 的很多,就分成多張投影片,千萬不要硬塞在同一張.還有項目很多的時候就不要用項目符號(bullet point)了,請用數字編號,而且最好在一開始就告訴聽眾有幾點,這樣聽眾才不會覺得很冗長.
使用條列大綱還有一個重點,如果這張投影片有4個大綱,最好設定動畫效果,讓4個項目逐條出現,換句話說,在講解第一點時,最好讓2.3.4點都隱藏起來,一方面不要提早破梗,一方面也不會讓觀眾分心自己先去關心後面的內容.

3)色彩配置要注意
背景色與文字的顏色對比關係到文字閱讀的舒適與否,內文部分可以用淺底色搭配深色的文字,標題則可用深底色加上反白字(就是白色)來突顯文字,大面積的底 色或字數比較多的內文千萬不要用太亮的顏色像紅色,黃色,淺藍,淺綠(RGB三原色,還有像螢光的顏色,千萬不要用,刺眼...),因為看久了絕對會引起眼睛的疲勞.
背景色也可以用簡單的圖片置入,增加畫面的活潑度,但是圖案應該集中在某一個角落,才不會影響閱讀,若圖片顏色過深,在置入時可以調整它的透明度讓它顏色變淡.

4)投影片張數不可過多
過多的投影片會導致每張片子停留的時間縮短,看的人會很快麻木,就不會一直期待下一張,投影片很快就會失去吸引力.江大哥你懂了嗎?不要一直想把投影片做成bible,而且檔案大的要死....

5)表格,圖表,數據資料過多失去效果
慎選有意義的圖表數據才放到投影片上,不要為了充場面放了一堆數字或圖表在畫面上,沒有人看的懂,如果有需要比較的數據圖表,一次也只比較2到3項,如果 有很多項需要比較,就依種類歸納,分成幾張不同的投影片說明,而且說明前最好把一些重要的數據先背下來,不用靠圖表提示而直接分析數字對於專業度有加分喔!

6)慎用動畫效果
動畫效果是為了增加活潑度或引起觀眾注意,但是不可喧賓奪主,通常就是在每張投影片之間設定簡單的過場效果,內容部分除非是有要刻意安排角色出現的順序,否則也盡量不要使用動畫效果.

7)請用心挑選字型
這是一般人非常容易忽略的地方,文字內文請盡量使用黑體字(細黑體或中黑體),專業度馬上提昇百分之五十,不要用一些什麼童童體,柳葉體之類花俏可是不容易閱讀的字體,字距要注意不要靠太近,以免後方的人看不清楚,在關鍵字的部分可以刻意加粗,加大或是加底線來吸引注意力.

8)其他注意事項

• 每個簡報場地投影設備及環境不盡相同,製作投影片時記得天,地,左,右都要留一些空間,以防受到場地限制有些內容被遮到了.
• 投影機多半會有色差,會讓電腦上看起來美美的投影片,一投影上去不是顏色完全不同就是圖案淡掉完全看不到,最好還是要提前去preview然後趕快修正.
• 有的時候我們會有簡報片一片多用的情形,記得要檢查裡面的文字內容是否符合現況,譬如客戶名稱或是內容中提到到的資訊有沒有update(年份,人名),這個出錯就蠻糗的...
• 最後要注意,簡報投影片是輔助用的,簡報時真正的主角還是簡報者,所以應該要適度的操控聽眾的注意力在簡報者與簡報片中穿梭,這樣聽眾才不會無聊,而簡報者才能展現出自己的魅力,讓聽眾留下深刻的印象.